In seguito alll’introduzione della
fatturazione elettronica (di cui abbiamo riassunto le principali novità in
questo articolo), automatizzare e velocizzare i processi di acquisizione delle fatture passive ha permesso di migliorare l'efficienza della gestione contabile e amministrativa.
Inoltre,
l’ordinamento italiano individua numerosissime situazioni in cui è
previsto l’obbligo di conservare documenti riportanti atti, fatti o dati in quanto giuridicamente rilevanti: tale obbligo di conservazione dovrà essere assolto dal soggetto che ha prodotto il documento o da colui che, per legge, deve custodirlo.
L’
archiviazione elettronica di documenti è in linea generale il processo che permette di memorizzare su un supporto fisico (PC, DVD, CD, ecc.) un documento cartaceo e il suo contenuto informativo.
La conservazione digitale di documenti informatici è disciplinata dal
CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dai relativi decreti di attuazione.
Garantisce integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e
preserva nel tempo la sua validità legale. Sostituisce la conservazione su carta anche per i documenti cartacei all’origine; tale processo è successivo all’eventuale archiviazione.
Oltre a trasportare sul piano digitale tutti i documenti, prevedendo
sistemi di storage adeguati in termini di memoria di archiviazione, di accessibilità e soprattutto di data protection, è necessario costruire intorno a questo repository un ecosistema di tool e servizi che permettano ad applicativi e utenti di creare, modificare, salvare, inviare e condividere qualsiasi tipo di documento su qualsiasi tipo di supporto. Senza evidentemente tralasciare gli strumenti che consentono alle aziende di ottemperare ai requisiti per il corretto trattamento dei dati personali previsti dal Gdpr e le soluzioni avanzate di riconoscimento delle
identità digitali.
Un buon progetto di conservazione sostitutiva non si limita ad abbattere i costi della carta e degli archivi tradizionali, ma può migliorare sensibilmente la
qualità del lavoro e i
risultati di business.
I
vantaggi di scegliere Maggioli Aziende per la conservazione digitale sono principalmente:
- Soluzione semplice e intuitiva
- Veloce da integrare
- Smart Working
- Sicurezza del partner Zucchetti